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Que dites-vous après avoir dit bonjour ? (*)

  

Ce que vous allez dire après avoir dit bonjour est tout sauf anodin.

Considérons ici un moment de plus en plus fréquent en entreprise, la réunion.

 

Cet article m’a été inspiré par la vision rétrospective de 25 années de réunions avec mes clients en tant que consultant, et de réunions internes dans différentes organisations.

Et d'après ce que j’entends en entretien avec différents managers et salariés, rien n'a changé :

rares sont les réunions où chacun va prendre le temps de vraiment dire bonjour, et d’y associer quelques mots qui vont faire la différence entre une n-ième réunion et une séquence productive.

 

Fotolia 55915064 S bonjour-reunion

Alors, que dire après avoir dit bonjour ?

Commençons par une évidence, pourtant si souvent ignorée ou bâclée : tout simplement se présenter.

J’ai encore en mémoire les innombrables réunions où ce tour de table initial était rapidement expédié, avec même des personnes qui jetaient leur nom tellement vite que je me demandais s’il ne s’agissait pas là d’un défi ou d’un concours interne.

 

Démarrons notre petit tour de table d'introduction.

« Bonjour, je m’appelle Stéphanie et je suis ici en tant que … ».

Ah, on se sent déjà un peu plus dans la réunion. Bienvenue Stéphanie.

 

Allons un cran plus loin

Steve poursuit : « Je participe à cette réunion parce j’en attends des informations de telle nature, qui vont m’être utiles pour alimenter mon argumentaire … Ma journée est très chargée et je devrai vous quitter 20 minutes avant la fin, si ce point pouvait être abordé avant mon départ, cela m’arrangerait. »

Tout est dit en moins d’une minute : information factuelle, besoin, demande.

Imaginons que la présentation de l’intervenant ne corresponde pas bien aux attentes spécifiques de Steve, les 20 minutes de tour de table auront mis en évidence qu’il pouvait se passer de cette réunion. 20 minutes salutaires pour économiser près de 2 heures. Dans une journée de manager, c’est de l’or !

 

Maintenant c’est au tour de Denis : « … J’attends un appel très important de l’usine pour un nouveau contrat / ou J’ai un enfant à l’hôpital, je suis désolé mais je devrai m’interrompre pour prendre un appel ».

Denis annonce clairement à tous les participants qu’un événement majeur le préoccupe et pourrait l’éloigner de la réunion. C’est dit, acté, accepté, et cela rassure tout le monde quant au comportement de Denis ce jour là.

Paradoxalement, le fait de l’avoir posé va permettre à Denis de rentrer vraiment dans la réunion.

 

Résumons-nous

Une séquence où chacun se présente, indique sa fonction dans un langage compréhensible pour un enfant de 8 ans (donc pour un intervenant extérieur de n’importe quel âge), précise pourquoi et pour quoi il est là, et éventuellement son humeur ou ses contingences du moment : l’exercice est tenable en 1 à 2 minutes. Soit 20 minutes pour la plupart des configurations de réunion.

Au besoin, en présence de beaucoup de personnes, il y a toujours moyen d’effectuer cette séquence en étant vigilant sur le temps.

 

Ces minutes du début vont tout changer, en permettant de :

  • S’inclure et inclure les autres : nous sommes là, avec une identité et une intention, et chacun d’entre nous est important. Sinon, à quoi bon être là ?
  • Etre dans l’ici et maintenant, notion fondamentale de l’efficacité d’une réunion, pour soi et pour les autres.
    Laisser de côté ce qui ne concerne pas cette réunion, ou bien le mentionner s’il y a une « urgence 5 étoiles », pour reprendre l’expression si juste d’une de mes collègues coach.
    Et, au passage, permettre de rythmer l’ici et maintenant en fonction de ce que cette phase d’inclusion aura révélé : l’ordre du jour le mieux conçu du monde n'est-il pas celui qui s’adapte à ce qui est important ?
  • Générer de l’enthousiasme et de l'engagement : nous n’assistons pas à une réunion lambda, mais nous participons à une séquence qui nous rassemble et qui donne du sens à notre travail, individuellement et collectivement.
    Ce ne sera pas nécessairement l’euphorie, mais une réunion à laquelle nous donnons du sens, et qui nous procure du sens.

N’est ce pas mieux que « la réunion du lundi matin », la « monthly review » ou la « présentation des derniers résultats » ?

C’est fou ce que quelques minutes après un bonjour peuvent changer vos réunions et vos journées, très simplement, très efficacement.

 

Et pour capitaliser sur cette dynamique de départ, il reste encore quelques bonnes pratiques à intégrer.

Nos Coaching d’équipes sont là pour vous y aider. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à me contacter.

 

Bonnes réunions,

 

Olivier Hausheer

Coach & Président d’AxéoSens - février 2014

 

(*) « Que dites vous après avoir dit bonjour ? »

Livre du Dr Eric Berne, inventeur de l’Analyse Transactionnelle.

Un excellent livre, que je recommande aux personnes ayant déjà une connaissance préalable de l’AT.

 

 

 

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